東芝プラントシステムは、2021年12月、3拠点に分かれていたオフィスを集約し、ラゾーナ川崎東芝ビルに移転することになり、あわせてフリーアドレス方式が導入されることになりました。
コロナ禍でリモート勤務が定着したことにより出社率が下がり、必要なフロア面積は以前のおよそ3分の1程度まで減少。新オフィスは旧3拠点のフロア面積よりも狭く、確保できる席数も限られます。そこで、全員分の固定席を確保するのではなくフリーアドレスにすることで、オフィスの稼働率を適正化し、さらには、これまで接することがなかった社員同士が、偶然近い席に座ることなどによってコミュニケーションの機会を生み出し、新しい価値の創造につなげたいという考えもありました。
しかし、この大きな方針転換に社内では戸惑いもありました。チームの座席が離ればなれになって、誰がどこに座っているのかわからなくなれば、コミュニケーションが希薄になり業務効率が落ちるのではないか。上司や先輩、後輩が離れて座ると教育が行き届かなくなる。誰がどこに座ったのかがわからないと、コロナ感染防止対策にも支障がある。さまざまな意見があるなか、 「産業システム事業部では、さまざまな課題をクリアしたうえでフリーアドレスを実現するためにはどうすれば良いか、オフィス移転を担当する管理グループで話し合った結果、システムを活用して解決できないかという話になりました」と話すのは、管理グループ所属で、このシステムを企画したプロジェクトリーダー。
当時すでに、フリーアドレス化オフィス向けの座席管理システムなどがオフィス家具メーカーやIT系企業などからリリースされていましたが、いずれも一長一短あり、自分たちが求める条件や機能を満たすものはありませんでした。そこで、同じ産業システム事業部内でシステム開発業務を行っているメンバーに相談。「産業システム事業部は、オフィスや工場など企業向けのウェブシステム開発などを事業として行っているので、その技術を活用すれば、使いやすくて条件にもあった『痒い所に手が届くシステム』ができるのではないかと考えました」。